É um documento descritivo mas, ao contrário da acta, contém uma apresentação pessoal do redactor, ou seja, uma conclusão.
O relatório é um documento de mais alta importância numa organização, pois, com base nos seus pareceres, podem ser tomadas decisões.
Sendo um documento importante, é natural que a sua elaboração siga um percurso be definido.
Etapas que a elaboração de um relatório deve seguir
- Compilação de toda a informação disponível sobre o assunto que o relatório irá versar Nos casos mais complexos, sugere-se a organização de um dossier com toda a documentação possível.
- Nesta fase, o redactor terá de ter tomado conhecimento sobre o tema:
* Leitura e análise dos documentos, procurando anotar as principais ideias e procurar um elemento de ligação entre as ideias dos documentos coligidos;
* Indentificação do elemento de ligação;
* Reflexão crítica sobre o tema;
* Tomada de posição sobre o tema.
Uma vez completado o percurso acima descrito, devemos ter os elementos nescessários para rdigir o relatório.
Estrutura que um relatório deve seguir:
- Introdução
* É a apresentação do tema ou problema sobre o qual vai ser elaborado o relatório.
- Desenvolvimento
* É a exposição dos argumentos utilizados que permitem fazer a sintese e elaborar a conclusão.
- As ideias contidas nos diferentes parágrafos deverão estar ben articuladas entre si, tornando quase óbvia a tirar adiante.
- Assim, as diferentes partes que antecedem a conclusão deverão conter os elementos suficientes que permitem ao destinatário entender a lógica da conclusão a tirar.
- Conclusão
* É apresentação de uma ideia que não é só um resumo, mas que envolve um trabalho de apreciação/avaliação/crítica,construção (tese) por parte do redactor.
Etapas e preceitos para a elaboração de um relatório
- Recolha de informação;
- Organização de informações;
- Análise das informações com o resumo dos elementos recolhidos;
- Síntese (ideia-chave contida nos documentos análisados);
- Conclusão (ideia-chave recriada pelo autor do relatório =Tese);
Apresentação
A apresentação do relatório é muito importante, pois o seu aspecto poderá motivar mais o destinatário e facilitar-lhe a tarefa de análise.
Esta obedece, portanto, a determinados preceitos convencionados.
Atendemos nalguns deles:
- Os relatórios têm dimensões variáveis, podento ter apenas uma páginaou serem mais extensos.
Neste ultimo caso, o relatório deverá ter uma "página de rosto" ( que em linguagem corrente se designa por "capa" do relatório). Na página de rosto deverá constar a organização que "encomenda" o relatório, o seu autor e o seu destinatário. Normalmente, também se deverá incluir o tema do relatório e a data da sua elaboração.
Convém referir que, embora estes elementos sejam os que, em regra, se exigem, eles não dispensam que no final do relatório sejam incluidas a assinatura do seu autor;
- Os relatórios podem conter documentos anexos que deverão ser indentificados ao longo do texto e apensos no final do mesmo;
- Os relatórios extensos deverão ter um entrelinhamento de 1,5 espaços sob pena de se tornarem demasiado compactos e difíceis de ler;
- Os relatórios pequenos podem ser processados com 2 espaços de entrelinhamento;
- Os relatórios devem ser feitos em papel de uma certa consistência, de modo a evidenciar a importãncia do seu conteúdo. Para tal, não deve ser utilizado papelo de gramagem inferior a 80 mg;
- Procure tornar o texto atractivo usando corpos de letra diferentes para os títulos e subtítulos, respeitando naturalmente, a sua hierarquia;
- Use negros para evidenciar aspectos relevantes no relatório;
- Respeite os preceitos quando a margens e outros procedimentos normalizados.
